REGULAMIN PORTALU WSPARCIA TECHNICZNEGO
FIRMY CODEC SYSTEMS

ważny od dnia 26.01.2021 r.

  1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

    1. Niniejszy Regulamin zwany dalej „Regulaminem” reguluje korzystanie z dostępu do Portalu Wsparcia Technicznego, dalej „Portal”, dostępnego na stronie support.codec.pl, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanym dalej „RODO”.
    2. Podmiotem obsługującym Portal jest spółka Codec Systems sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Postępu 21, 02-676 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000031038, NIP: 5211018927 REGON: 011166249.
  2. DEFINICJE

    Użyte w niniejszym Regulaminie określenia posiadają następujące znaczenie:

    1. Adres e-mail Klienta – oznacza adres e-mail wskazany przez Klienta w formularzu dostępnym pod adresem internetowym www.support.codec.pl lub przesłanym przez Usługodawcę osobie wskazanej przez Klienta, na który Usługodawca będzie przekazywał wszelkie powiadomienia, oświadczenia, notyfikacje oraz inne informacje dotyczące statusu zgłoszenia, jak również powierzenia przetwarzania Danych Osobowych.
    2. Dane osobowe – dane dotyczące żyjącej osoby, która jest lub może być zidentyfikowana na podstawie danych lub danych w połączeniu z innymi informacjami znajdującymi się lub mogącymi z dużym prawdopodobieństwem znaleźć się w naszym posiadaniu oraz obejmuje dane osobowe opisane w Rozporządzeniu RODO.
    3. Klient – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, a także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, korzystająca z Portalu w związku z realizacją postanowień umowy głównej o świadczenie usług, na potrzeby zgłaszania wszelkich zdarzeń.
    4. Konto – zbiór zasobów i ustawień utworzonych dla Użytkownika na Portalu, zawierający informacje (w tym Dane Osobowe) dotyczące danego Użytkownika oraz uprawnienia w zakresie właściwym dla poziomu dostępu nadanego danemu Użytkownikowi. Każde Konto jest indywidualne, a dostęp do niego posiada wyłącznie jeden, imiennie oznaczony Użytkownik.
    5. Oprogramowanie – oprogramowanie komputerowe, będące podstawą funkcjonowania Portalu, na które składają się m.in. kody źródłowe, grafika, pliki HTML, bazy danych i inne elementy oprogramowania niezbędne do niezależnego funkcjonowania Portalu.
    6. Portal Wsparcia Technicznego lub Portal – system informatyczny służący do wsparcia serwisowego Klienta przez Usługodawcę, dedykowanym do zarządzania zdarzeniami w przedsiębiorstwie, wymagającymi reakcji ze strony Usługodawcy oraz do innych celów uzgodnionych z Usługodawcą.
    7. Regulamin – niniejszy regulamin.
    8. Usługodawca – Codec Systems sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Postępu 21, 02-676 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000031038, NIP: 5211018927 REGON: 011166249.
    9. Użytkownik – osoba fizyczna zatrudniona przez Klienta w jakiejkolwiek formie lub współpracująca z nim na podstawie umowy cywilnoprawnej, uprawniona przez Klienta do korzystania z Portalu, posiadająca unikalny identyfikator oraz indywidualne Konto dostępu do Portalu, o zdefiniowanym poziomie uprawnień.
    10. Umowa o Dostęp do Portalu – umowa zawarta na warunkach Regulaminu i za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie www.support.codec.pl, na podstawie której Usługodawca świadczy na rzecz Klienta Usługę Dostępu do Portalu.
    11. Usługa Dostępu do Portalu – oznacza usługę przez Usługodawcę na rzecz Klienta, polegającą na udzieleniu Klientowi nieodpłatnego dostępu do Portalu, w celu umożliwienia mu zapoznania się ze sposobem działania oraz funkcjonalnościami Portalu.
  3. DOSTĘP DO PORTALU WSPARCIA TECHNICZNEGO

    1. Na warunkach określonych w Regulaminie Usługodawca udziela Klientowi nieodpłatnego dostępu do Portalu, w celu umożliwienia mu zgłaszania wszelkich zdarzeń wymagających wsparcia serwisowego ze strony Usługodawcy, takich jak: awaria, przerwa w działaniu systemu, błąd, problem z dostępem do systemu i inne, związane z realizacją postanowień umowy głównej.
    2. Usługa Dostępu do Portalu jest udzielana na czas określony w umowie głównej zawartej z Klientem.
    3. Warunkiem skorzystania z Usługi Dostępu do Portalu jest rejestracja Użytkownika na stronie www.support.codec.pl dokonywana na podstawie indywidualnego zaproszenia wysyłanego przez Usługodawcę osobie wskazanej przez Klienta, na podany przez Klienta adres e-mail oraz zaakceptowanie w całości postanowień Regulaminu.
    4. Po spełnieniu warunków, o których mowa w ust. 3.4. niniejszego paragrafu, Usługodawca udostępni Usługę Dostępu do Portalu. Od dnia udostępnienia Użytkownik jest uprawniony do korzystania z Portalu na zasadach określonych w Regulaminie.
    5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do nie udzielenia Klientowi Usługi Dostępu do Portalu bez podania przyczyny lub zaprzestanie udostępnienia w szczególności na skutek naruszenia przez Klienta lub Użytkownika postanowień Regulaminu.
    6. Usługodawca nieodpłatnie udostępnia Klientowi Regulamin przed udostępnieniem Usługi Dostępu do Portalu, a także – na jego żądanie – w sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści Regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Klient.
    7. Do współpracy z systemem teleinformatycznym Usługodawcy niezbędne jest: połączenie z siecią Internet, przeglądarka internetowa umożliwiająca wyświetlanie na ekranie komputera dokumentów HTML oraz włączona opcja akceptowania plików cookies, w przypadku usług wskazanych w „Polityce cookies”, dostępnej pod adresem www.codec.pl/cookie-policy.
  4. PRAWA I OBOWIĄZKI KLIENTA/UŻYTKOWNIKA

    1. Klient/Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu od chwili podjęcia pierwszej czynności prowadzącej do skorzystania z Portalu.
    2. Klient/Użytkownik zobowiązuje się nie przekazywać, nie użyczać, ani nie udostępniać jakiejkolwiek osobie trzeciej loginu i hasła dostępu do Portalu. Klient ponosi odpowiedzialność wobec Usługodawcy za wszelkie nieuprawnione udostępnienie loginu i hasła dostępu do Portalu osobom trzecim oraz za wynikłe stąd szkody poniesione przez Usługodawcę lub osoby trzecie.
    3. Klient/Użytkownik zobowiązany jest do wykorzystywania Portalu, Oprogramowania oraz wszelkich ich elementów wyłącznie w celu zgłaszania zdarzeń określonych w ust. 3.1.
    4. Klient/Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za treści i materiały umieszczane w Portalu. Klient/Użytkownik oświadcza jednocześnie, iż wszelkie treści i materiały umieszczane w Portalu będą wolne od wad prawnych.
    5. Klient zobowiązany jest do podania Usługodawcy wszelkich wymaganych informacji niezbędnych do prawidłowego udostępnienia Usługi Dostępu do Portalu. Klient oświadcza jednocześnie, że podane przez niego dane są prawdziwe, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz nie naruszają jakichkolwiek dóbr osób trzecich.
    6. Klient/Użytkownik nie jest uprawniony do udostępniania w jakiejkolwiek formie bez pisemnej zgody Usługodawcy Portalu, Oprogramowania oraz ich elementów osobom trzecim. Klient ponosi odpowiedzialność wobec Usługodawcy za wszelkie nieuprawnione udostępnienie osobom trzecim Portalu, Oprogramowania i ich elementów oraz za wynikłe stąd szkody poniesione przez Usługodawcę lub osoby trzecie.
    7. Klient/Użytkownik zobowiązuje się nie kopiować, nie powielać ani nie rozpowszechniać w jakikolwiek sposób Portalu, Oprogramowania lub jakichkolwiek ich elementów i ponosi odpowiedzialność wobec Usługodawcy za jakiekolwiek ich nieuprawnione rozpowszechnianie lub powielenie oraz za wynikłe stąd szkody poniesione przez Usługodawcę lub osoby trzecie.
    8. Klient/Użytkownik zobowiązuje się do nie wykorzystywania Portalu, Oprogramowania ani jakichkolwiek ich elementów w celu rozwoju, produkcji lub wprowadzenia do obrotu programu komputerowego, w formie identycznej lub zbliżonej do Portalu, jak też do nie podejmowania czynności lub działań mających na celu naruszenie w jakiejkolwiek formie praw przysługujących Usługodawcy do Portalu, Oprogramowania oraz ich elementów.
    9. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Usługodawcę postanowień Regulaminu lub Umowy o Dostęp do Portalu, Usługodawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Klientowi do wysokości szkody rzeczywistej.
  5. OBOWIĄZKI USŁUGODAWCY ORAZ PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

    1. Usługodawca udziela Klientowi lub wskazanemu przez Klienta Użytkownikowi dostępu do Portalu.
    2. Użytkownik loguje się do portalu za pomocą adresu e-mail oraz ustawionego, zaszyfrowanego hasła dostępu.
    3. W celu prawidłowej realizacji Usługi Dostępu do Portalu Usługodawca przetwarza następujące dane osobowe Użytkownika:
      1. imię
      2. nazwisko
      3. adres e-mail
      4. stanowisko
      5. telefon
    4. Podanie przez Użytkownika danych osobowych, o których mowa w ust. 5.3. powyżej jest niezbędne w celu realizacji Usługi Dostępu do Portalu. Użytkownik zobowiązany jest do ich podania, a ich niepodanie uniemożliwi nadanie dostępu do Portalu oraz prawidłowego przejścia procesu zgłoszenia zdarzenia, jego weryfikacji, naprawy i zamknięcia zgłoszenia.
    5. Usługodawca będzie wykonywał następujące operacje lub zestaw operacji na danych osobowych, wskazanych w ust. 5.3. powyżej:
      1. zbieranie
      2. utrwalanie
      3. organizowanie
      4. porządkowanie
      5. prrzechowywanie
      6. adaptowanie lub modyfikowanie
      7. pobieranie
      8. przeglądanie
      9. dopasowywanie lub łączenie
      10. ograniczenie
      11. usuwanie lub niszczenie
    6. Przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz zgodnie z Polityką Prywatności Usługodawcy, dostępną pod adresem: www.codec.pl/privacy-policy-statement/.
    7. Dane nie będą podlegały profilowaniu ani innym formom zautomatyzowanego przetwarzania.
    8. Usługodawca oświadcza, że wdrożył Politykę bezpieczeństwa danych osobowych i zobowiązał do stosowania wskazanych w niej wytycznych wszystkich pracowników. Usługodawca zapewnia ochronę danych osobowych i podejmuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające właściwy stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych uwzględniający stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
    9. Odbiorcami danych osobowych Użytkownika będą upoważnieni pracownicy oraz współpracownicy Usługodawcy oraz podmioty świadczące usługi IT i dostarczające narzędzia/technologie IT na potrzeby świadczenia usług przez Usługodawcę.
    10. Zważywszy, że Usługodawca korzysta z zewnętrznych systemów IT, dane osobowe Użytkownika będą przechowywane na serwerach oraz w chmurze, znajdujących się wyłącznie w Unii Europejskiej. Użytkownik ma prawo dostępu do danych, o których mowa powyżej, na zasadach ogólnych, tj. poprzez kontakt z Usługodawcą pod adresem e-mail: iodo@codec.pl. Wykorzystywane systemy na serwerach zewnętrznych obejmują oprogramowanie firmy Microsoft Dynamics 365. Informacje odnośnie sposobów przechowywania danych, jak również ich bezpieczeństwa znajdują się na stronie: www.microsoft.com/pl-pl/trust-center/privacy/data-location
    11. W zakresie i na zasadach określonych w Rozporządzeniu RODO Użytkownik ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, co będzie równoznaczne z dobrowolną rezygnacją z Usługi Dostępu do Portalu.
  6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

    1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 26.01.2021 r.
    2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany postanowień Regulaminu. Usługodawca zobowiązuje się do poinformowania Klienta o wprowadzonych zmianach poprzez adres e-mail Klienta/Użytkownika lub w drodze opublikowania odpowiedniej informacji na stronie logowania do Portalu.
    3. Strony postanawiają, iż oświadczenia woli składane Klientowi przez Usługodawcę w związku z wykonywaniem Usługi Dostępu do Portalu, mogą być wyrażone w postaci elektronicznej i przesłane na adres e-mail Klienta lub Użytkownika. Klient zobowiązuje się powiadomić Usługodawcę na piśmie nie później niż w terminie 3 dni, o zmianie adresu e-mail. Niewykonanie tego obowiązku będzie oznaczało uznanie korespondencji wysłanej na ostatni podany adres e-mail Klienta za skutecznie doręczoną. Postanowienie ust. 6.4. poniżej stosuje się odpowiednio.
    4. Korespondencję wysłaną na adres e-mail Klienta lub Użytkownika Strony uznają za skutecznie doręczoną najpóźniej z chwilą potwierdzenia przyjęcia takiej wiadomości przez system pocztowy Klienta.
    5. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę znajdują się pod adresem: www.codec.pl/privacy-policy-statement/.
    6. Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania postanowień niniejszego Regulaminu będą rozpatrywane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
    7. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem, stosuje się przepisy obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego i Rozporządzenia RODO.